Philadelphia Zorg klaar voor de toekomst met Microsoft 365
Een moderne werkplek en veilige datastructuur
Moderne werkplek en veilige datastructuur
Om een werkplek te creëren die zowel veilig als flexibel is, koos Philadelphia voor Microsoft 365. Samen met IT-partner Previder ging Philadelphia deze grote verandering aan. Deze modernisering biedt medewerkers niet alleen een veilige en toekomstbestendige werkplek, maar geeft hen ook de mogelijkheid zelf zaken te regelen. Dit traject draagt bij aan een organisatie die klaar is voor toekomstige uitdagingen in de zorg.
In 5 stappen naar de moderne werkplek
Download de whitepaper"De samenwerking met Previder helpt ons om onze ambities op het gebied van IT waar te maken."
De uitdagingen bij Philadelphia
Philadelphia’s IT-infrastructuur was gericht op on-premise oplossingen, wat niet meer paste bij de ambities van Philadelphia. Documenten waren onder andere alleen beschikbaar via een centrale G-schijf. Philadelphia maakte daarom de strategische keuze om over te stappen naar Microsoft 365.
Albert Ruijter, programmamanager bij Philadelphia: “We hebben gekozen voor een Cloud-strategie om het digitaal samenwerken beter mogelijk te maken en te bevorderen. De nieuwe werkplek biedt onze medewerkers de flexibiliteit en de tools die zij nodig hebben en is ook een investering in de toekomst van Philadelphia.”
De overstap naar een moderne werkplek
Philadelphia’s keuze voor Microsoft 365 was ingegeven door de behoefte aan meer autonomie en samenwerking, zowel binnen als buiten de organisatie. Volgens Gert-Jan van der Wal, projectleider bij Philadelphia, werd gekozen voor een werkplek die medewerkers zelf regie geeft binnen vastgestelde kaders: “In de nieuwe situatie kunnen mensen zelf zaken regelen, zoals toegangsrechten tot documenten binnen hun team, wat de efficiëntie en samenwerking bevordert.” De nieuwe werkplek voldoet daarmee aan de eisen voor zelfregie, autonomie en veiligheid, wat Philadelphia in staat stelt om adequaat in te spelen op toekomstige ontwikkelingen.
Martijn Juurlink van Previder werkte als Microsoft 365-consultant nauw samen met Philadelphia om de visie en technische implementatie op elkaar af te stemmen. “Het inrichten van een nieuwe datastructuur was essentieel om Philadelphia een toekomstbestendige werkomgeving te bieden. De combinatie van onze technische kennis en de betrokkenheid van Philadelphia zorgde voor een soepel verlopen migratie,” vertelt Martijn. De gegevens uit het HR-systeem vormden de basis voor het uitvoeren van de migratie.
Het migratieproces: 1.000 medewerkers per week
Door een gedegen voorbereiding en automatisering verliep de migratie naar Microsoft 365 soepel en was het mogelijk om de migratie binnen 3 maanden uit te voeren. Philadelphia kon wekelijks tot 1.000 medewerkers overzetten naar de nieuwe werkomgeving. De medewerkers kregen toegang tot de vernieuwde digitale werkplek zodra zij ’s ochtends inlogden. Zij hoefden hun werk niet te onderbreken. Om gebruikers te ondersteunen, richtte Philadelphia een servicedesk in en voorzag hen van online tools, workshops en een intranetportaal voor vragen en feedback.
Gert-Jan geeft aan dat medewerkers best even moesten wennen aan de nieuwe omgeving. Om ze daarbij te helpen heeft Philadelphia naast een supportdesk voor Digitaal Samenwerken een self-serviceportaal met filmpjes, handelingen en antwoorden op veelgestelde vragen ingericht. Daarnaast kunnen medewerkers dagelijks deelnemen aan een digitaal inloopspreekuur en een workshop afspreken voor het eigen team. De ondersteuning vanuit Philadelphia en de samenwerking met Previder maakten deze overstap beheersbaar voor medewerkers, ondanks veranderingen in hun werkproces.
Albert en Gert-Jan benadrukken het belang van een goed georganiseerde, stapsgewijze implementatie en samenwerking met een betrouwbare partner: “De samenwerking met Previder helpt ons om onze ambities op het gebied van IT waar te maken.”
Whitepaper Digitale transformatie in de VVT
- Digitale transformatie is noodzakelijke realiteit
- Wat is een digitale werkplek in de VVT?
- In 4 stappen naar een moderne werkplek in de VVT
- De voordelen van een moderne werkplek
Succesfactoren van Philadelphia
Ons hoofddoel was om maximale eenvoud te realiseren voor de medewerkers door:
- Het introduceren van portaalgericht werken.
- De toegang tot documenten sterk te vereenvoudigen, van 8 naar 2 muisklikken.
- Niets aan het toeval over te laten, geborgd door een strak test- en acceptatieproces.
- Adoptiemiddelen af te stemmen op de diverse leerstijlen van medewerkers.
- Heldere informatievoorziening tijdens de migratie.
- Vooruitblik: wendbaarheid en flexibiliteit in de zorg.
Met deze modernisering heeft Philadelphia een sterke basis gelegd voor een toekomstbestendige zorgomgeving. De nieuwe werkplek draagt bij aan:
- Efficiënter werken, wat meer tijd vrijmaakt voor zorggerelateerde taken.
- Wendbaarheid, waardoor Philadelphia beter kan inspelen op nieuwe ontwikkelingen en veranderende zorgbehoeften.
- Verhoogde gebruikerstevredenheid en werkplezier.
- Het aantrekkelijker maken van Philadelphia als werkgever.
Philadelphia heeft met de moderne zorgwerkplek een belangrijke stap gezet richting een flexibele, veilige en schaalbare IT-omgeving die aansluit bij hun zorgdoelen en medewerkers ondersteunt in hun dagelijkse werk.
