Goed beginnen met Microsoft Office 365 en Teams: hoe doe je dat?

Hybride werken is een feit. Dat heeft een enorme hausse veroorzaakt in het gebruik van Microsoft Office 365, en dan met name de online mogelijkheden van dit pakket. Alleen al de inzet van Teams is bij veel organisaties in korte tijd de gewoonste zaak van de wereld geworden. Maar aan zo’n snelle ontwikkeling kleven ook uitdagingen. Hierbij een aantal tips om te komen tot een succesvolle implementatie.

1. Voorkom wildgroei

Wanneer je als organisatie Microsoft 365 implementeert – en daarmee services als SharePoint, OneDrive en Teams – is het zaak dat je vooraf goed nadenkt over het beleid dat je wilt hanteren. Wat wil je wel en niet gebruiken? Microsoft 365 biedt een wereld aan mogelijkheden, in de vorm van onderdelen die je aan en uit kunt zetten. Als je alles aanzet, heb je kans dat iedereen ook alles gaat gebruiken en dat helemaal op zijn eigen manier doet. Dat kan leiden tot wildgroei. Daarom is het vaak verstandig om met een beperkt aantal tools te beginnen en andere pas aan te zetten als er ook aandacht voor is om ze optimaal te benutten. Bij Previder leggen we de afspraken die we hierover maken met klanten vast in een governance-document, zodat er later geen misverstanden over kunnen ontstaan.

2. Focus op security

Een ander aspect van beleid is het zodanig toekennen van rechten aan gebruikers dat de security gewaarborgd is. In het geval van Teams is het bijvoorbeeld belangrijk om vast te leggen wat medewerkers naar buiten toe mogen delen en wie er wel en niet Teams-kanalen mag aanmaken. Met Teams is van alles mogelijk en daar zitten veel voordelen aan. Bedrijven hebben allerlei kostbare pakketten niet meer nodig omdat ze heel makkelijk op projectbasis gebruikers kunnen toevoegen, ook van andere bedrijven, zodat iedereen onderling kan communiceren en data uitwisselen. Maar over het algemeen willen organisaties niet dat gevoelige gegevens zomaar kunnen worden gedeeld met externen. Zonder goed beleid is de kans op een datalek zeker aanwezig. Als je gebruikmaakt van Teams, zullen er ook meer mensen werken met een eigen device. Zie erop toe dat deze devices zijn voorzien van de juiste endpoint-beveiliging en vergeet niet minimaal multifactor-authenticatie (MFA) in te schakelen.

3. Vergeet de back-up niet

Bij de implementatie van Microsoft 365 wordt het belang van een betrouwbare back-up nog wel eens over het hoofd gezien. Microsoft zorgt ervoor dat je data beschikbaar is, en dat doen ze goed. Maar als één van je eigen medewerkers gegevens verwijdert en daar is geen back-up van, is dat formeel niet de verantwoordelijkheid van Microsoft. Dit geldt voor alle applicaties binnen Microsoft, dus ook voor Teams. Want ook data die je in Teams neerzet, staat onder water ‘gewoon’ op SharePoint. Zie er dus op toe dat je zelf een goede backu-faciliteit voor je data hebt geregeld.

4. Geef Teams de ruimte

Teams werkt niet goed met een verouderde Exchange-omgeving die door bedrijven zelf wordt gehost. Je mist dan allerlei functionaliteiten. Dus als je goed met Teams wilt werken, zit daar meestal gelijk een migratie naar de Microsoft Exchange-omgeving aan vast. Bovendien is Teams een relatief zwaar pakket, dat flinke eisen stelt aan je werkplekken. Je hebt een sterke processor en voldoende geheugen nodig om het goed te laten werken, zeker als het gaat om meetings met meerdere personen. Als het niet anders kan, kunnen we het zo configureren dat het werkt, maar dan heb je wel te maken met een beperkte setting.

Digitale werkplek

5. Benut alle mogelijkheden

Teams biedt ook veel communicatiemogelijkheden die vaak niet (optimaal) worden benut. Een voorbeeld is de Teams-applicatie op de smartphone. Die maakt onderling contact tussen medewerkers heel eenvoudig, zowel telefonisch als via de (professionele) chat. Als je medewerkers daar gebruik van maken, scheelt dat je organisatie de nodige belminuten. Bovendien voorkom je hiermee het gebruik van ‘derden-apps’ als WhatsApp.

6. Integreer Teams in je IT-omgeving

We maken het regelmatig mee dat de Active Directory (voor gebruikers-/rechtenbeheer) van Teams onvoldoende voorzien is van juiste informatie. Denk aan telefoonnummers of gegevens van afdelingen of leidinggevenden. Die informatie is onmisbaar als je snel inzicht wilt hebben in je organisatie en medewerkers. Wij kunnen je helpen Teams volledig te integreren binnen je IT-omgeving. Extra inloggen is dan niet meer nodig en een Teams-afspraak staat met één druk op de knop in de agenda.

7. Maak een goede start

Het zal je zijn opgevallen dat ik in dit artikel veel aandacht heb besteed aan Teams. Dat is geen toeval, want ik verwacht dat Teams zich meer en meer gaat ontwikkelen tot hét startportaal binnen Microsoft 365. Waar gebruikers voorheen een sterke focus hadden op Outlook, gaat er nu steeds meer functionaliteit richting Teams, omdat het zo laagdrempelig en veelzijdig is. Juist vanwege deze ontwikkeling is het belangrijk dat alles vanaf het eerste moment optimaal is ingeregeld. Een goed begin is het halve werk.

Een laatste opmerking rondom de ‘goede start’: bij Previder adviseren we onze klanten altijd om dit soort projecten breder in te zetten dan alleen op techniek. Als je bijvoorbeeld ook de afdeling communicatie erbij betrekt, vergroot je de betrokkenheid van de organisatie als geheel – en daarmee de kans dat je project een succes wordt.